Seu evento em 10 passos

Seu evento em 10 passos

Montar um evento não é uma tarefa fácil, exige muita organização e dedicação, pois cada detalhe deve ser planejado, executado e monitorado com muita atenção. Até imprevistos devem ser calculados para que sempre haja um “plano B”.

A Almeida Soluções para Eventos elaborou um passo a passo para ajudar a garantir o sucesso do seu evento! Confira:

1 - Defina seu orçamento, tema e tipo de evento

Tenha em mente quanto gostaria de gastar, qual seria um valor ideal como base para iniciar. Pense no que gostaria de ter no seu evento e o que não gostaria, crie uma logo ou identidade para o mesmo.

2 - Lista de convidados

Faca uma pré-lista com o nome de todos os que gostaria que estivessem envolvidos, após definir esta média, reduza a lista caso necessário (veja nossa dica sobre lista de convidados) e decida se incluirá acompanhante.

3 - Defina o local e disponibilidade

Verifique se o mesmo tem estacionamento, local para carga e descarga com fácil acesso, as normas e horários disponíveis, se precisará de serviço de voucher. Verifique as normas a respeito de: instalações de decorações; iluminação e sonorização; a energia se precisa de gerador ou não; se precisará de segurança; se os móveis e banheiros disponíveis serão suficientes.

4 - Defina data e hora

Levando em consideração o tipo de evento, liberação de ECAD, horário limite, leve ainda em consideração a previsão do tempo.

5 - Monte sua lista de fornecedores

Busque indicações e fornecedores com profissionalismo, que tenham experiência, faça orçamentos e os que sejam possíveis peça amostra ou marque uma visita em algum evento sendo executado antes do seu, mais uma segurança para contratação.
Exija seu contrato, pois é a garantia de uma boa execução. Alguns fornecedores importantes (cerimonialista, equipe de apoio, segurança, copeira, assistente para banheiro, sonorização e luz,dj/ banda, alimentação, decorador, gerador, moveis, tendas, palcos).

6 - Convite, cardápio, tema de decoração

A maneira de divulgar seu evento ou convidar as pessoas, demonstrará a relevância que têm em sua lista, os fazendo se sentir especiais e importantes.
Se for evento aberto ao público, identifique quais são as mídias mais visitadas e utilizadas pelo seu publico. Peça confirmação para não ter surpresas no que for servir (veja nossa dica sobre qtde para servir), bem como alguma restrição alimentar, o que demonstra preocupação com seus convidados.

7 - Reunião com todos os fornecedores no local e check list e cronograma

Hoje em dia com a facilidade da tecnologia, podemos montar um grupo com todos os fornecedores e estipular juntos alguns detalhes. Faça um check-list para verificar se não esqueceu de nenhum detalhe. Monte um cronograma de horários e envie para seus parceiros (um bom planejamento evita transtornos inesperados).

8 - Montagem

Nomeie uma pessoa responsável para te passar todas as informações de como está sendo executada a programação. Lembre-se: imprevistos acontecem, esteja preparado caso haja alguma emergência.

9 - Aproveite seu evento

Por mais difícil que seja se divertir quando é o anfitrião, o faça! De nada adianta todo o trabalho que envolve a montagem de um evento, se você não puder curtir o momento.

10 - Desmontagem

Previamente informe todos os seus fornecedores sobre as normas e os horários pertinentes a desmontagem, pois horários fora do comercial podem gerar custos extras. Mantenha no local algum responsável para garantir que na desmontagem não surjam danos no espaço.